Las tecnologías emergentes se han convertido en la norma y las generaciones más jóvenes, especialmente la generación Z, son los líderes indiscutibles en el mundo digital. Con el apodo de “nativos digitales”, esta generación ha crecido rodeada de dispositivos móviles, computadoras e internet. Han utilizado estas herramientas durante gran parte de sus vidas y se sienten cómodos experimentando con las últimas innovaciones y utilizando la tecnología en su vida diaria.
Sin embargo, al adentrarse en el mundo laboral, se enfrentan a la realidad de que muchos procesos empresariales aún dependen de documentos físicos. Para aquellos acostumbrados a hacer todo desde sus teléfonos móviles, realizar trámites en línea y esperar inmediatez en todo, trabajar en una empresa no digitalizada puede ser frustrante y poco atractivo.
En la actualidad, muchas oficinas tienen profesionales de diferentes generaciones, cada una con formas distintas de trabajar. Aunque algunas organizaciones están adoptando gradualmente la digitalización, la realidad es que todavía hay muy pocas que hayan eliminado completamente el papel de sus procesos. Según un informe de Quocirca en 2022, solo el 2% de las empresas españolas operan completamente sin papel, mientras que el 8% ha establecido objetivos estrictos para lograrlo.
La implantación del trabajo híbrido ha destacado la importancia de adaptar los procesos laborales al contexto cambiantes y a las necesidades de los empleados. Debido a su experiencia en el uso de herramientas digitales, los jóvenes de la generación Z están en una posición única para ayudar a sus compañeros a ponerse al día y facilitar la transformación digital. Por otro lado, los empleados con más experiencia también deben dejar atrás la dependencia de documentos impresos y abrirse al formato digital.
El primer paso para la transformación digital en las oficinas es replantear los dispositivos utilizados. Los escáneres documentales pueden actuar como una tecnología de transición en el entorno laboral. Es importante que sean fáciles de usar y se integren sin problemas en los flujos de trabajo. Algunos fabricantes ya están adoptando pantallas táctiles similares a las de los teléfonos móviles y tabletas en sus escáneres, lo que resulta familiar tanto para la generación Z como para generaciones anteriores.
La experiencia del usuario es clave en la adopción de nuevas tecnologías, y los fabricantes se esfuerzan por ofrecer dispositivos intuitivos para todas las generaciones. Por ejemplo, los escáneres ScanSnap, como el modelo iX1600, cuentan con pantallas táctiles que permiten una fácil navegación. Controlando todas las funciones desde una pantalla centralizada, los empleados pueden utilizar estos dispositivos con comodidad y con un mínimo de capacitación. Esto ha convertido a los escáneres ScanSnap en uno de los modelos más populares del mercado, demostrando la importancia de una experiencia de usuario fluida para cubrir la brecha digital en las empresas actuales.